Как поменять сотруднику фамилию

Специалист по кадровой политике организации — первый, кто сталкивается с необходимостью отражения изменений. Новые данные должны быть оперативно внесены во все личные документы сотрудника.

Сотрудник сменил фамилию: что делать кадровику в 2024 году:

• Получить заявление. Его должен предоставить сам сотрудник. Текст четко не регламентирован, но в дополнение к прошению о смене персональных данных необходимо предоставить подтверждающие документы. Это может быть свидетельство о вступлении в брак или другие. Кроме того, потребуется и копия нового паспорта.
• Издать приказ о внесении соответствующих изменений. Форма документа также не регламентирована. Смысл его оформления в том, чтобы определить ответственного за внесение изменений специалиста, а также установить четкие сроки обновления данных.
• Обновить данные в социальном фонде. Сделать это может работодатель или сам работник. Если произошла смена фамилии сотрудника, способ, как оформить от работодателя для сотрудника проще: ему не нужно никуда ехать и подавать документы. Работодатель оформляет отчет по форме АДВ-2, а далее фонд самостоятельно обновляет данные. Или же сотрудник может посетить отделение фонда по месту жительства и обновить СНИЛС лично. Способ, как поменять СНИЛС работнику при смене фамилии определяется индивидуально.

Изменение паспортных данных работника, как оформить кадровику и куда вносить изменения:

• В трудовую книжку — если работник все еще использует бумажный вариант. Старая фамилия просто зачеркивается, и вместо нее указывается новая, в дополнение указываются данные документа, на основании которого внесены изменения. Если книжка электронная, данные изменятся автоматически.
• В личную карточку. Если работник сменил фамилию, что делать кадровику в этом случае очевидно: необходимо внести данные в карточку сотрудника. Так же как и в предыдущем случае прежняя фамилия зачеркивается, сверху указывается новая. Изменения заверяются подписью кадровика, также указываются данные документа, на основании которого была изменена фамилия.
• В трудовой договор — если это принципиально для работодателя или сотрудника. Официально такого требования нет.

Чаще всего, вместо полного изменения трудового договора оформляют дополнительное соглашение, в котором прописывают смену фамилии.

В этом случае порядок действий направлен на передачу соответствующих данных налоговому органу, чтобы все платежи осуществлялись в соответствии с требованиями законодательства.

Сотрудник поменял фамилию, что делать бухгалтеру в 2024 году:

• Направить уведомление в налоговую. Это делается, если фамилию сменил руководитель: в таком случае данные отправляются по месту регистрации компании. Если смена фамилии была осуществлена обычным сотрудником, который не занимает руководящую должность, все данные будут переданы автоматически после замены паспорта.
• Направить уведомление контрагентам, если это предусмотрено соглашением.
• Сформировать отчетность с учетом изменений.

Если произошло изменение паспортных данных работника, как оформить бухгалтеру, может быть неочевидно. Чаще всего основная нагрузка ложится на отдел кадров. Бухгалтер вносит изменения и уведомляет соответствующие органы, только если фамилия изменилась у руководителя организации.

Как сдавать отчетность в СФР:

• проверить СНИЛС в личном кабинете страхователя на официальном сайте и убедиться в том, что изменения внесены (если это не так, сдавать отчетность по старым данным нельзя);
• после обновления данных можно сдавать отчетность по форме ЕФС-1 с учетом изменений.

При подготовке отчетности для налоговой, бухгалтер оперирует данными, которые у него есть на момент подготовки документации вне зависимости от того, обновились данные в ведомстве или нет.

Для бухгалтера особенно важно при формировании отчетности проверять, не задвоились ли данные, такое часто случается в автоматизированных программах. Некоторые бухгалтерские программы позволяют провести сверку данных и исключить возникновение такой ошибки.

Если работник поменял паспорт, алгоритм, что делать работодателю, не вызывает особых трудностей. Большую часть задач берет на себя кадровая служба. Бухгалтер просто проверяет, были ли обновлены данные в ведомствах, перед тем, как отправить отчетность. Работодателю практически ничего не нужно делать.

Однако чаще всего именно работодатель первым получает соответствующие документы, и уже потом направляет их в нужные подразделения.

Закрепим порядок действий, что делать кадровику, если работник сменил фамилию:

• Проверка документов. Первым шагом кадровика при изменении фамилии сотрудника должно быть проверка всех необходимых документов. Это включает в себя паспорт, свидетельство о браке или смене фамилии, трудовую книжку, доверенность, СНИЛС, ИНН, полис ОМС.
• Внесение изменений в учетные записи. После проверки документов кадровик должен внести изменения в учетные записи компании. Это может включать в себя обновление информации в системе учета, изменение банковских реквизитов (если это необходимо) и корректировку налоговых отчетов. Важно убедиться, что все изменения внесены корректно и своевременно.
• Пересмотр трудовых договоров и соглашений. Изменение фамилии сотрудника также может потребовать пересмотра трудовых договоров и других соглашений. Кадровик должен проверить, нужно ли вносить изменения в условия оплаты труда, отпуска, больничного и другие аспекты трудовых отношений. Это поможет избежать недоразумений и конфликтов в будущем.

Кадровику важно быть в курсе последних изменений в законодательстве и практике работы с личными данными сотрудников. Регулярное обучение и консультации с коллегами и специалистами помогут поддерживать высокий уровень профессионализма и избегать ошибок.

Наконец, важно поддерживать открытую коммуникацию с сотрудником, который сменил фамилию. Объяснить ему, какие изменения будут внесены в его учетные данные и как это повлияет на его работу. Это не только поможет избежать возможных проблем, но и покажет заботу о сотруднике.